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Dê fim às reuniões improdutivas

Poucos profissionais têm consciência do custo das reuniões mal conduzidas

Uma das maiores vilãs da produtividade corporativa são, sem dúvida, as reuniões improdutivas ou mal conduzidas que, além de consumirem o tempo útil dos profissionais, elas geram altos gastos para a empresa. Segundo uma pesquisa que realizamos na Triad Consultoria, a cada cem funcionários o desperdício com encontros desnecessários em uma organização chegam à casa dos R$ 500.000,00. 

Empresas cortam gastos para não sofrerem consequências negativas em seu orçamento e aumentar seu lucro, evitando desperdícios. Porém, poucos profissionais têm a consciência do gasto gerado com reuniões mal conduzidas, muito longas ou sem um propósito válido. 

Realizamos outro estudo com profissionais para saber a opinião deles quanto às reuniões que participam. O resultado foi surpreendente: apenas 7% dos dois mil participantes afirmaram que esses encontros são realmente eficientes e produtivos, sendo o principal problema deles, para 57%, a falta de foco e, conseqüentemente, a extensão do tempo pré-determinado para sua conclusão. 

Aos profissionais que fazem parte da maioria insatisfeita, aconselho apresentarem aos seus superiores uma proposta de melhoria e otimização do tempo para que, além de aumentar a produtividade da equipe, o dinheiro gasto desnecessariamente seja reduzido. Para isso, sugiro algumas formas de conduta para um bom aproveitamento dos encontros corporativos: 

· Analise a real necessidade de convocação

Muitos assuntos podem ser resolvidos por telefone ou mesmo com trocas de mensagens eletrônicas, evitando o deslocamento ou perda de tempo dos envolvidos. Pense se o assunto é tão complexo que faz-se necessário reunir pessoas para discuti-lo ou se apenas um e-mail resolveria a questão. Além de otimizar o seu tempo, você será mais objetivo e rápido na resolução dos problemas 

· Convoque as pessoas certas

Muitas vezes não há necessidade de convocar diversas pessoas para a discussão de determinados assuntos. Quem for convocar uma reunião deve analisar o que cada participante pode ou não contribuir para o tema em discussão e se há necessidade de todos estarem presentes naquele momento ou se somente um comunicado posterior das decisões tomadas seria necessário. Quanto mais pessoas estiverem presentes, a probabilidade de extensão do tempo e dispersão do assunto aumenta, principalmente se não houver uma liderança efetiva 

· Quando possível, evite deslocamentos

Ao realizarmos a pesquisa sobre gastos com reuniões ineficientes, um dos maiores fatores de análise foi o gasto com deslocamentos de cada profissional. Pense o quanto é gasto nos custos com gasolina, táxi ou mesmo passagens de avião com os funcionários que se deslocam para participar de uma reunião. Nem sempre é possível, mas se puder evitar esses encontros, o dinheiro economizado fará uma grande diferença no orçamento da empresa e 

· Tempo é dinheiro

Muitos empresários acreditam na máxima de que tempo é dinheiro e de que qualquer minuto desperdiçado pode acarretar em perda de lucros. O tempo desperdiçado com longos encontros pode atrasar a equipe na busca por resultados. Além disso, o desperdício de tempo útil pode atrasar a execução das tarefas e fazer com que as urgências apareçam, situação que gera stress e, conseqüentemente, menor qualidade de vida. Por isso, mais que dinheiro, tempo é vida! Aproveite bem o seu e otimize o da sua equipe!