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O maior escândalo da história da rede social assumiu uma dimensão inimaginável. 50 milhões de perfis de pessoas foram usados indevidamente pelo Facebook, sem estas darem autorização. Além das coimas e punições, o Facebook perdeu quase 80 mil milhões de euros do seu valor de mercado!
E você, que é dono de um estabelecimento comercial, agência de viagens, clínica médica ou outra pequena empresa, está imune a este tipo de ameaça? Caso ela ocorra quais as consequências?
Já pensou quando contrata um novo funcionário, provavelmente preenche uma ficha com os dados pessoais, correto? Nome, morada, data de nascimento, estado civil, número de dependentes, número do cartão cidadão. Estas e muitas outras informações estão presentes na ficha. Depois, você envia esta ficha para o gabinete de contabilidade que processa os salários.
A partir do dia 25 de maio de 2018 este simples processo poderá colocar a sua empresa em grande risco. O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) estabelece regras que qualquer empresa, de qualquer tamanho, deve cumprir relativamente à recolha e processamento de dados pessoais.
Um email, uma ficha de admissão, um formulário e qualquer documento dos seus clientes, pacientes, hóspedes e funcionários é considerado um dado pessoal. Se há recolha, organização, alteração transmissão ou consulta a estes documentos, a sua empresa é considerada a responsável pelo tratamento destes dados.
E o que muda para a sua empresa? Basicamente, deve ter procedimentos que garantam os direitos dos titulares dos dados, atendendo a novas exigências, conforme os princípios do RGPD.
Vamos analisar o exemplo da ficha com os dados do trabalhador. Ao preencher esta ficha, ele deve assinar um termo autorizando a sua empresa a utilizar os dados pessoais para os fins específicos de assinatura do contrato de trabalho e para o processamento dos salários. Assim, a sua empresa será considerada, para o RGPD, como a responsável pelo tratamento destes dados.
Ao enviar esta ficha para o seu gabinete de contabilidade que processa os salários dos seus empregados, o contabilista é considerado, para o RGPD, como um “subcontratante”. Desta forma, ele passa a ter as mesmas responsabilidade que você sobre esses dados pessoais.
Se você ou o seu contabilista não cumprirem os princípios básicos do RGPD, a multa poderá ser de até 4% da sua facturação anual.
Então, o que fazer? As mudanças são grandes e precisam ser analisadas caso a caso. Mas, vou colocar aqui algumas ações gerais importantes e urgentes para você e seu contabilista não pagarem multas. Lembre-se o RGPD vale para dados digitais ou em papel!
por Roberto Dias Duarte, publicado originalmente no Jornal de Notícias, Portugal, 6 de abril de 2018.