A apuração prévia de erros e inconsistências nas informações tributárias repassadas à Receita Federal por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem auxiliado empresas paulistas a economizarem no pagamento de tributos e evitarem multas que podem chegar a 200% do valor das operações realizadas. Somente a auditoria eletrônica desenvolvida pela equipe do SLM Advogados já ajudou 482 empresas desde 2013 ao final de fevereiro deste ano. De acordo com a sócia-fundadora do escritório, Ana Paula Siqueira Lazzareschi de Mesquita, o trabalho consiste no cruzamento dos dados das empresas no bloco de informações do SPED nas receitas municipal, estadual e federal. “Para reduzir riscos e minimizar os impactos negativos resultantes da falta de critério e análise das informações fiscais, desenvolvemos uma auditoria de cruzamento de blocos do SPED, bem como suas respectivas obrigações convencionais, com objetivo de avaliar as informações antes de repassá-las ao Fisco”. O sistema é distribuído em diversos módulos que permitem efetivar o cruzamento de diversas obrigações fiscais além dos próprios campos internos do SPED.

O trabalho é feito sobre os arquivos de escrituração fiscal digital, abrange a apuração do Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) por estado, Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e alíquotas e constata, por exemplo, a condição dos estoques por meio da identificação de itens negativos, duplicados, permite revisão fiscal de períodos anteriores e avalia a divergência entre inventário declarado contra o inventário apurado. O resultado é a identificação dos possíveis erros nas declarações que podem comprometer o fluxo do caixa e manutenção da empresa, especialmente em tempos de crise econômica. A advogada explica que a redução da carga tributária chegou a ser possível em cerca de 90% dos casos já atendidos pelo escritório. “Não é feita apenas a correção das informações, mas se aponta para o empresário a possibilidade para a redução da carga tributária, seja imediata ou no exercício subsequente. Isto, obviamente, conforme o ramo de atuação da empresa. ”

A especialista em direito digital tributário explica que o SPED se transforma num meio eficiente para o aumento da arrecadação fiscal, vez que os contribuintes costumam enviar um volume de informações muito grande para a Receita. “São dados, arquivos, notas fiscais, transações e demais operações. Tudo isso encaminhado para a Receita e, a partir do momento em que não existe um sistema de validação dessas informações, muitas inconsistências são repassadas. É com base nessas inconsistências que os autos de infração são elaborados. ” A gravidade do problema é constada quando o SLM Advogados verifica que, no rol de seus clientes, cerca de 800 a 3 mil erros nas informações fiscais são encontrados em 95% das empresas da indústria e do comércio, sejam elas de médio ou grande porte.

A partir disto, a especialista orienta que as empresas precisam observar cuidadosamente as operações realizadas por elas para que se possa validar preventivamente todo o processo, de forma a minimizar riscos e evitar surpresas, como o auto de infração. Ana Paula Siqueira alerta que o empresário ainda precisa se conscientizar sobre a questão, pois erros nas informações podem implicar em situações que atingirão a empresa além do seu caixa financeiro. Segundo diz, a Receita poderá entender as inconsistências encontradas nos arquivos como crimes contra a ordem tributária, de acordo com a natureza da infração e da informação inconsistente. “Assim, se cria uma ferramenta de pressão sobre o contribuinte que extrapola o valor das multas impostas, pois cabe a possibilidade de expedição de ofício para que o Ministério Público investigue supostas ilegalidades”.

A origem do problema se dá por duas situações. A primeira, bem conhecida do empresariado, é a publicação frequente de novas obrigações fiscais, o que pode ocasionar insegurança jurídica. Já a segunda é que os contribuintes carregam gargalos e podem incorrer em futuros passivos tributários uma vez que o validador PVA da Receita Federal não cruza os blocos internos do SPED e somente valida a estrutura dos arquivos enviados. É neste cenário que os “os trabalhos dos profissionais da área tributária e fiscal tem se intensificado, gerando a preocupação nos empresários em absorver o conhecimento necessário atinente a estas novas obrigações e repassá-las à Receita Federal da forma correta”, ressalta a advogada.

A advogada explica que um dos pontos abordados da auditoria é a comparação dos regimes tributários da empresa frente às regras do PIS e da COFINS por Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). A parte robusta do sistema desenvolvido pelo SLM Advogados está no cruzamento entre a EFD-Contribuições frente ao Demonstrativo de Apurações de Contribuição Social (DACON), na auditoria dos arquivos de escrituração contábil digital. Na avaliação item por item entre SPED contábil e SPED fiscal, também avalia profundamente as informações derivadas dos tributos estaduais e já está apta para a auditoria e implantação do bloco K nas empresas.

A advogada exemplifica que, a partir do trabalho de auditoria realizado para um cliente do setor varejista, foi possível verificar a existência de créditos federais e que a empresa estava pagando mais imposto que o devido. Isto por um simples equívoco no preenchimento da NCM dos produtos. As informações dos fornecedores foram comparadas com o da empresa e solucionadas mediante consulta fiscal, fato que acarreta segurança jurídica das operações. “As informações que as empresas trabalham têm como base as notas que são emitidas contra ela. Muitas vezes os fornecedores também cadastram os produtos de forma equivocada, mas a responsabilidade é de quem presta as informações fiscais.”

Ana Paula Siqueira esclarece que a auditoria dos arquivos não pode ser imposta aos contadores e departamentos fiscais como “procedimento padrão”. A avaliação dos arquivos e verificação das inconsistências são serviços distintos e não cabe ao administrador da empresa execrar os funcionários e prestadores de serviço. A auditoria dos arquivos SPED é uma atividade independente, que não apenas contribui com o trabalho dos contabilistas, como também prevê autos de infração e promove alternativas de aproveitamento de créditos tributários. Ressalta ainda que, em regra, dentro de uma empresa, não existe tempo hábil para que todo esse processo seja filtrado, analisado e, principalmente, validado antes que essas informações sejam repassadas de forma qualificada ao Fisco.

A titular do SLM Advogados também afirma que o custo da auditoria SPED é acessível ao empresariado e, por isso, não existe necessidade de se ter o problema nas mãos, mas sim a possibilidade de prevenção de multas e demais prejuízos. A advogada confirma que o trabalho desenvolvido pelo escritório visa que os clientes possam, num médio prazo, auditarem de forma independente suas declarações. Para isso, é oferecido um treinamento para a equipe fiscal e contábil interna do cliente, caso haja, para que os funcionários possam trabalhar conjuntamente com o escritório, compreendendo como e onde podem ser encontras as possíveis inconsistências e corrigi-las antes do envio ao Fisco.