Na década passada e na maioria das empresas, a responsabilidade principal do preenchimento e manutenção dos cadastros dos clientes e fornecedores era do departamento comercial e compras, respectivamente.

A partir desse cadastro, a área fiscal e contábil no momento do faturamento e emissão dos documentos fiscais preocupava-se em checar se o preenchimento dos números como o CNPJ ou CPF (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica/Cadastro Pessoa Física) e IE (Inscrição Estadual) estavam corretos.

Por exemplo, se o nome da empresa (Razão Social) fosse impresso com diferenças de grafia, desde que o nome principal fosse respeitado ou identificável, não havia um impacto significativo na área contábil ou fiscal. Se o erro de preenchimento fosse referente aos dados de endereço da empresa (Logradouro, Número, Complemento, Bairro, CEP, Cidade, Estado), causaria transtornos na área de Logística, podendo aumentar os custos de transporte, perda de produtos perecíveis e atrasos desnecessários dependendo da informação incorreta.

Porém, naquela época, o mesmo “erro de cadastro” na área fiscal poderia ser corrigido com ações internas, por exemplo, de cancelamento, re-emissão ou correção, conforme o que a legislação ou regra determinasse para aquele evento, sem que essas operações resultassem em despesas adicionais significativas e nem sempre eram transparentes à organização.

Algum tempo depois, com a evolução da comunicação pela internet, a Receita Federal do Brasil passou a disponibilizar os serviços públicos de consulta dos cadastros PJ e PF através do seu portal e publicou instruções normativas estabelecendo nomenclaturas, padrões, layouts e a exigência na frequência da validação do status desses cadastros em seu ambiente, tanto quanto a frequência das operações comerciais entre essas entidades jurídicas ou físicas fossem realizadas.

Em seguida, as Secretarias de Fazenda Estaduais seguiram o mesmo modelo, publicando as informações de cadastro das empresas atuantes em seu território e pertinentes as suas próprias características tributárias. É bom lembrar que, atualmente, essas informações são atualizadas, periodicamente, e que uma empresa consultada com status ativo e habilitado HOJE pode não estar na mesma situação AMANHÃ, razão da exigência da consulta periódica.

Dessa época, lembro de um departamento comercial de uma multinacional que, para conseguir a liberação dos pedidos de vendas junto à área responsável pelo faturamento, eram exigidos que fossem acompanhadas por uma cópia da certidão online da Receita Federal anexada no corpo do e-mail. Por ser um processo manual, a atualização e validação dos cadastros dentro do sistema de gestão eram de baixa confiabilidade e, caso o faturamento não ocorresse na mesma data do recebimento da cópia da certidão, deixava a empresa exposta a irregularidades.

Ainda assim, se a empresa conseguisse detectar lançamentos incorretos após o faturamento ou entrega dos produtos, poderia lançar mão de ações corretivas sem mesmo que o Fisco percebesse. Acredite, mas até pouco tempo atrás esse era um processo considerado normal na maioria das empresas.

A partir de 2007, com a iniciativa da criação do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), as empresas perceberam que não podiam deixar os cadastros fiscais serem tratados num segundo plano. Os cadastros são a matéria-prima que alimentam o sistema e devem ser saneados e tratados respeitando os novos padrões de layout e inclusão de variáveis antes não exigidas, como por exemplo, código do município. A facilidade de detecção em tempo real de informações incorretas ou incompletas na emissão da NF-e pode causar desde o impedimento do faturamento até penalidades já previstas na legislação.

No final de Outubro/09 foram aprovadas mudanças significativas para 2010, no que os especialistas estão chamando de “a segunda geração digital”. Entre elas, a inclusão de novas informações e uma exigência que envolve, diretamente, o controle sobre o cadastro de clientes e fornecedores - antes um cliente com a inscrição estadual não-habilitada poderia ter a situação da emissão da sua NF-e não autorizada pelo sistema. A partir do próximo ano, a emissão será permitida, porém tanto o cliente quanto o fornecedor estarão sujeitos a penalidades.

Quanto maior o volume de operações comerciais de uma empresa, maior será a sua exposição nas operações fiscais. Ou seja, a área fiscal passou a ser estratégica: não é prudente passar a responsabilidade principal de atualização das informações cadastrais para a área comercial, compras ou um staff secundário, nem confiar em processos manuais.

A empresa não vai querer ver seus lucros sendo impactados por riscos de autuações do Fisco a cada emissão ou recebimento das notas fiscais devido a descuidos com os cadastros dos clientes e fornecedores.

*Luiz Paulo Ferreira presta serviços de Consultoria em Desenvolvimento de Sistemas e Gestão de Negócios para a ZipCode